CHARTE ET RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

DU

CLUB DE CURLING LAVAL – SUR – LE – LAC

 

 

 

 

 

 

 

Adoptés par le CA le 16 mars 2021

Ratifiés en AGE le 27 avril 2021

 

 

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1)      DÉNOMINATION SOCIALE

         Incorporée en janvier 1963, la corporation sera connue sous le nom :

                             Le Club de curling Laval – sur – le – Lac (OBNL)

2)      MISSION

          À des fins purement sociales et sans intention de gain pécuniaire pour ses membres, la corporation est constituée pour rencontrer les objectifs suivants :

1)    Promouvoir et développer le curling comme sport récréatif et de   compétition sur son territoire.

2)    Soutenir ses membres en leur offrant des services visant à promouvoir et développer le curling.

3)    Développer et promouvoir des liens avec toute association, organisation ou corps public ayant à coeur la promotion et le développement du curling.

4)    Acquérir par achat, location ou autrement, posséder et exploiter les biens meubles et immeubles nécessaires à la promotion et au développement du curling.

3)      SIÈGE SOCIAL

         La principale place d’affaires de la corporation sera à Laval – sur – le – Lac, plus précisément au 10, rue les Pins à Laval.

4)      INTERPRÉTATION

         La forme masculine attribuée aux titres de fonction ou autres mots est utilisée  pour marquer le genre neutre et peut désigner aussi bien les femmes que les  hommes.

         Le nombre singulier comprend le pluriel lorsqu’il y a  lieu.

5)      DÉFINITIONS

  • Corporation : Le Club de curling Laval – sur – le – Lac (CCLL)
  • CA : le conseil d’administration, tel que créé par les présents règlements
  • Membre en règle : tout membre ayant rempli ses obligations en vertu des présents règlements

6)      ANNÉE FISCALE

         L’exercice financier de la corporation commencera le 1er mai de chaque année pour se terminer le 30 avril de l’année suivante.

 

MEMBRES

7)      CATÉGORIES DE MEMBRES

         1)  Membre régulier : toute personne qui aura acquitté sa cotisation annuelle dans les délais prescrits. Il pourra être :

  • Membre régulier individuel
  • Membre régulier familial
    • qui comprend au moins un parent et au moins un enfant  de 18 ans ou moins;
  • Membre régulier étudiant
    • personne âgée de 19 à 25 ans qui devra fournir une preuve d’inscription à temps plein ou à temps partiel d’une institution d’enseignement reconnue;
  • Membre régulier junior
    • personne âgée de 21 ans ou moins à la date définie par Curling Québec et qui joue dans les juniors;
  • Membre régulier senior
    • personne âgée de 50 ans et plus à la date définie par Curling Québec.

           Ces membres auront le droit de jouer au curling et de se servir des autres privilèges offerts par la corporation.

           Les membres réguliers âgés de 18 ans et plus auront le droit de voter lors des assemblées générales des membres et pourront être élus au conseil  d’administration.

        2)  Membre social : toute personne ayant acquitté sa cotisation annuelle pourra  faire partie des différents comités de membres. Il n’aura pas le droit de jouer au curling, pourra participer aux               assemblées  générales des membres sans pouvoir y voter et ne pourra être élu au conseil d’administration.

        3)  Membre à vie : toute personne que la corporation désire honorer d’une manière spéciale, selon les critères établis par le CA et nommée à ce titre par la corporation.

              Les membres à vie sont exempts de cotisations annuelles et des autres frais inhérents, peuvent jouer au curling, peuvent participer aux assemblées générales avec droit de vote. Ils ont aussi le droit d’être élus au conseil d’administration.

       4)  Membre pratique : personne qui ne peut que pratiquer selon les plages disponibles déterminées par le  Club. Elle n' pas le droit de jouer au sein des ligues régulières du Club, ne peut assister aux assemblées  générales et ne peut être élue au conseil d’administration de la corporation.

8)      COTISATIONS

Les cotisations annuelles  sont proposées par le CA et ratifiées par les membres réunis en assemblée générale annuelle ou extraordinaire. La période couverte par la cotisation annuelle est du 1er octobre d’une année au 30 septembre de l’année suivante. Le CA en fixe les modalités de paiement.

9)      DÉPART

         Tout départ d’un membre ne libère pas celui-ci des obligations financières à l’égard de la corporation, y compris le paiement de la  cotisation annuelle et toutes autres  dépenses cumulées. Le départ ne donne droit à aucun  remboursement de quelque partie de ladite cotisation.

10)    SUSPENSION ET EXPULSION

         Le CA peut suspendre pour la période qu’il détermine ou expulser un membre qui ne respecte pas les règlements de la corporation ou dont la conduite et les activités sont  préjudiciables à la corporation.

         Cependant, avant de prononcer la suspension ou l’expulsion d’un membre, le CA doit lui permettre de se faire entendre.

         Toute suspension ou expulsion entraîne la suspension de ses droits de membre mais ne le libère pas de ses obligations financières à l’égard de la corporation, y compris le  paiement de la cotisation et toutes autres dépenses  cumulées. Il n’aura droit à aucun remboursement de quelque partie de ladite cotisation.

 

ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DES MEMBRES

11)    COMPOSITION

         L’assemblée générale des membres de la corporation est composée

  • des membres réguliers
  • des membres du conseil d’administration
  • des membres à  vie
  • des membres sociaux.

12)    QUORUM

         Le quorum aux assemblées des membres de la corporation est fixé au nombre de membres présents  et aux membres du conseil d’administration.

13)    VOTE

         Les membres présents ayant le droit de voter n’ont droit qu’à un seul vote. Le vote   par procuration n’est pas permis. Il se fait à main levée, à moins que le  tiers (1/3) des   membres présents ayant droit de vote demande qu’il soit fait au scrutin secret. Cependant, pour l’élection des administrateurs, le scrutin secret est de rigueur.

         Le président d’assemblée aura droit de vote seulement en cas d’égalité des voix.

        Les membres ayant droit de vote, tels les membres réguliers âgés de dix-hui (18) ans et plus, les membres à vie et les membres du CA, peuvent voter selon les procédures  établies par la corporation. Ces procédures  leur permettant, à la fois de recueillir les votes de façon à ce qu’ils puissent être vérifiés subséquemment et préserver le caractère  secret du vote, lorsqu’un tel vote est demandé ou prescrit.

14)    ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

         L’assemblée générale annuelle des membres est tenue dans les cent vingt (120) jours  qui suivent la fin de l’exercice financier de la corporation. La date et le mode, présentiel  ou par visioconférence, sont fixés par le conseil

        L’avis de convocation et l’ordre du jour doivent être envoyés par courrier ou par courriel aux membres du CA, aux membres réguliers, aux membres à  vie et aux   membres sociaux au moins quinze (15) jours avant ladite  assemblée. Dans le même délai, l’avis de convocation et l’ordre du jour sont publiés sur le site internet du Club.

         Le président du CA préside l’assemblée générale annuelle des membres.

15)    ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

         L’assemblée générale extraordinaire est convoquée sur demande du conseil d’administration ou d’au moins les deux-tiers (2/3) des membres réguliers ayant droit de vote  et  des membres à vie de la corporation. Les noms des membres requérant  une telle assemblée doivent apparaître dans la requête.

        La convocation doit être faite dans les quinze (15) jours suivant la réception par le CA de ladite demande écrite. Si cela n’est pas respecté, l’assemblée générale extraordinaire  pourra être convoquée par les  membres réguliers requérants. Un délai de dix (10) jours minimum est requis suivant la période initiale de quinze (15) jours.

         Seuls les sujets énoncés à l’avis de convocation seront à l’ordre du jour et discutés lors de cette assemblée.

       L’avis de convocation et l’ordre du jour doivent être envoyés par écrit ou par courriel aux membres du CA, aux membres réguliers, aux membres sociaux   et aux membres à vie au moins dix (10) jours avant ladite assemblée. Dans le même délai, l’avis de convocation et l’ordre du jour seront publiés sur le site   internet de la corporation.

        Les règles encadrant l’assemblée générale annuelle des membres s’appliquent à l’assemblée générale extraordinaire des membres avec les adaptations nécessaires.

 

CONSEIL D’ADMINISTRATION

16)    COMPOSITION

         Le conseil d’administration est composé de neuf (9) administrateurs élus lors de l’assemblée générale annuelle des membres. Les membres du CA doivent être âgés de dix- huit (18) ans ou plus, être éligibles (voir articles 19 et 21) et être en règle au  moment de leur mise en candidature.

         Tout membre employé au service de l’administration du Club (bureau ou secrétariat) ne pourra être élu au CA. S’il est membre du CA et devient un tel employé, il doit démissionner de son poste d’administrateur.

        Les administrateurs sont le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier et cinq (5) administrateurs assignés aux besoins de gouvernance  et de gestion. Les champs d’activité pourraient couvrir, mais pas exclusivement, les juniors, les activités de jour, les communications, les jeux, le marketing, les employés, l’édifice ou tout autre champ  déterminé par le CA.

         Seuls les membres réguliers¸ âgés de dix-huit (18) ans et plus, les membres à vie et les membres en poste au  conseil d’administration sont éligibles pour siéger au CA.

      

17)    RÉMUNÉRATION

         Les administrateurs ne sont pas rémunérés pour les services qu’ils rendent à la corporation à titre d’administrateur. Ils ont cependant le droit d’être remboursés pour les dépenses qu’ils ont encourues dans l’exercice de leur  fonction, conformément aux politiques de la corporation.

18)    ÉLECTIONS DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

         Les administrateurs sont élus dans le cadre de l’assemblée générale annuelle des membres selon les règles ci-dessous.

         À chaque année, le CA constitue un comité de mise en candidature. Ce comité, formé des membres du CA n’étant pas en fin de mandat, a pour fonction de susciter les mises  en candidature, d’établir les conditions et de vérifier l’éligibilité des candidats, de préparer la liste finale des candidats éligibles. Il doit aussi déterminer, revoir et proposer des recommandations aux critères de candidature et au processus électoral.

         Le CA devra communiquer la date limite pour les mises en candidature au moins quarante-cinq (45) jours avant la date de l’assemblée générale annuelle.

         Toute personne intéressée, incluant les  administrateurs en fin de mandat, doit faire parvenir à la corporation son bulletin de mise en candidature au plus tard trente  (30) jours avant la date de la tenue de l’assemblée générale annuelle des membres. Cette personne n’aura pas le droit de vote lors des élections.

         Une fois la période de mises en candidature terminée, le comité annonce s’il y aura ou non des élections. Si le nombre de candidats est égal ou moindre que le nombre de postes en élection, les candidats éligibles sont élus par acclamation et le CA verra à combler le ou les postes vacants.

         S’il y a élection lors de l’assemblée générale annuelle des membres, le président d’assemblée s’assure de la nomination d’un président d’élection et d’un secrétaire qui seront responsables du respect de la procédure d’élection par scrutin secret. S’il est indiqué, le président d’élections peut donner la parole aux candidats pour un maximum de trois (3) minutes.

         Les élections se font en bloc, les noms de tous les candidats éligibles se retrouvant sur chacun des bulletins. Les quatre (4) ou cinq (5) personnes (selon les années) ayant  reçu le plus de votes sont déclarées élues. S’il y avait égalité pour le dernier poste d’administrateur, un second tour sera effectué avec seulement les candidats à égalité.

         

19)    MANDAT

         La durée du mandat des administrateurs est de deux (2) ans. Cinq (5) sont élus les années paires et quatre (4) les années impaires. Chaque mandat est  renouvelable.

         Le mandat débute à la fin de l’assemblée générale annuelle des membres durant laquelle il a été élu.

         Le mandat d’un administrateur prend fin si :

  1. il arrive à échéance;
  2. il est malade ou incapable d’exercer sa fonction;
  3. il démissionne de son poste par avis écrit au président de la corporation; la démission prend effet au moment de la réception de l’avis écrit ou de la date indiquée sur ledit avis;
  4. il décède;
  5. il ne remplit pas les obligations et responsabilités de sa charge et le conseil d’administration vote en ce sens.
  6. il s’absente sans raison de trois (3) réunions consécutives auxquelles il a été régulièrement convoqué.

20)    VACANCES

         Les vacances au sein du CA sont comblées par celui-ci. Un administrateur ainsi nommé termine le mandat de son prédécesseur et il est rééligible.

        Malgré toute vacance, le CA peut continuer d’agir en autant qu’il y  ait quorum. Dans l’éventualité où une vacance se produirait au poste de président, celui-ci sera comblé par le vice-président. Dans le cas d’une vacance au poste de vice-président, de secrétaire ou du trésorier, le CA choisit une personne pour compléter le mandat.

21)    LIMITATIONS

         Si le mandat d’un administrateur s’est terminé pour la raison énoncée à l’article 19a), une telle personne peut présenter sa candidature pour un poste d’administrateur de la corporation afin de poursuivre son mandat.

        Si le mandat d’un administrateur s’est terminé pour des raisons mentionnées au sous-paragraphe 19e ou 19f,  une telle personne ne peut pas se présenter pour un poste d’administrateur avant au moins deux (2) ans suivant la fin de son mandat.

22)    POUVOIRS ET FONCTIONS

         Le conseil d’administration administre les affaires de la corporation  conformément à la Loi sur les compagnies.

         Le conseil d’administration a notamment les pouvoirs suivants :

  1. il élabore, évalue, révise et est dépositaire des politiques générales et de fonctionnement de la corporation;
  2. il est responsable de la gestion des ressources humaines, de l’embauche  et du congédiement du personnel et des contractuels;
  3. approuve les prévisions budgétaires de la corporation;
  4. voit à l’embauche d’un vérificateur externe pour les états financiers de fin d’exercice s’il n’y a aucun vérificateur interne;
  5. il est dépositaire des lettres patentes, de la charte, des règlements généraux;
  6. il est responsable de l’interprétation de la mission, telle que définie à l’article 2;
  7. il est responsable de la soumission des rapports pertinents aux autorités;
  8. il voit à la création et à la règlementation des comités statutaires et opérationnels de la corporation;
  9. il exerce un contrôle direct en temps de  situation exceptionnelle ou de   crise;
  10. il exerce tous les autres pouvoirs qui lui sont conférés.

           Le conseil d'administration peut s'adjoindre toutes les personnes-ressources nécessaires à l'exercice de ses fonctions. Ces personnes n'ont pas droit de vote.

 

23)    POUVOIRS BANCAIRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

          Le CA pourra, sur résolution, ouvrir un compte de banque et signer tout document nécessaire à l’ouverture de ce compte à toute banque ou institution financière qu’il choisira.

         Tous les chèques, lettres de change, billets, emprunts et ouvertures de compte devront être signées par les personnes autorisées à cette fin. Les signataires autorisés de la corporation sont désignés par résolution du CA. Deux (2) signataires minimums sont requis.

         La limite d’emprunt sera égale à un maximum de 30% des liquidités disponibles lors de l’exercice financier précédent.

24)    RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

         Le conseil  se réunit en personne ou à distance aussi souvent que jugé nécessaire, sur demande du président ou de trois (3) administrateurs. Le quorum est de cinq (5) administrateurs.

         Les membres du CA ont droit à un vote chacun. Aucun vote par procuration n’est autorisé et il n’y aucun vote prépondérant. S’il y a égalité, la résolution n’est pas acceptée.

         L’ordre du jour et le procès-verbal de la réunion précédente sont transmis aux membres du conseil par courriel au moins trois (3) jours à l’avance.

        Dans le cas d’une réunion extraordinaire du CA, l’ordre du jour sera  transmis au minimum vingt-quatre (24) heures à l’avance et seuls les sujets identifiés à l’ordre du jour seront traités au cours d la réunion.

       Seuls les membres du CA peuvent assister aux réunions du CA. Le CA peut cependant demander à une ou plusieurs personnes d’assister ou d’intervenir sur un ou plusieurs  points inscrits à l’agenda. Ces personnes n’ont pas droit de vote et n’assistent ou n’interviennent qu’aux points prédéterminés.

        Les sujets discutés et les procès-verbaux de ces réunions sont confidentiels sauf sur décision du conseil d’administration.

 

DIRIGEANTS

25)    DÉSIGNATION

        Tel que prescrit selon le Registraire des entreprises, la corporation se doit de désigner ses dirigeants.

Les dirigeants de la corporation sont le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. Un administrateur peut occuper deux postes, sauf  celui de président.

         Lors de la première réunion du nouveau CA, les administrateurs procèdent à l’élection des dirigeants. Le poste de président est le premier à être désigné ou confirmé. Tout administrateur peut proposer un collègue à ce poste. Il peut y avoir plusieurs propositions. Une fois les propositions terminées, on demande aux personnes proposées si elles  acceptent ou non. Si plus d’une personne  accepte, on procède alors au vote par scrutin secret, les personnes proposées ne votant pas.

         Le président désignera un vice-président parmi les administrateurs.

         On procède par la suite à la désignation d’un secrétaire puis d’un trésorier de la même façon que pour la désignation du président.

26)    PRÉSIDENT

         Le président est chargé de la supervision générale des affaires de la corporation  et est membre d’office de  tous les comités.

         Il préside toutes les réunions du CA et toutes les assemblées générales des membres. Il signe tous les procès-verbaux de ces réunions et assemblées.

27)    VICE-PRÉSIDENT

         Le vice-président assumera les fonctions du président en son absence et devra alors exercer tout pouvoir et s’acquitter de toute tâche du président.

         Il exercera aussi tout autre pouvoir et remplira toute autre fonction que pourra lui déléguer de temps à autre le président.

28)    SECRÉTAIRE

         1)      Le secrétaire du CA collabore et veille avec le président au bon déroulement des réunions du CA et des assemblées des membres,  notamment en rédigeant les avis de convocation, les ordres du jour, les procès-verbaux et les résolutions.

         2)      Il s’assure que tous les administrateurs déposent leur rapport écrit pour l’AGA.

         3)      Il exercera aussi tout autre pouvoir et remplira toute autre fonction que pourra lui déléguer de temps à autre le président.

29)    TRÉSORIER

1)     Il supervise et assure la conformité des procédures comptables.

          2)      Il exerce le contrôle nécessaire afin d’assurer la perception de toutes les sommes dues et paiements de tous les comptes encourus dans le cours  normal des opérations  du Club.

3)      Il fournit à l’assemblée générale des membres un rapport financier des affaires du Club incluant les états financiers de fin d’exercice, certifiés par le vérificateur interne du Club.

4)      Il présente des prévisions budgétaires pour approbation par le CA.

5)      Il s’assure que tous les fonds perçus par le Club soient déposés dans une institution bancaire et que tous les paiements faits par chèque ou transfert électronique de fonds soient signés par lui et le président ou tout autre  administrateur mandaté à cet effet.

6)      Il exercera aussi tout autre pouvoir et remplira toute autre fonction que pourra lui déléguer de temps à autre le président.

 

30)    DURÉE DU MANDAT DES DIRIGEANTS

         La durée d’un poste à titre de dirigeant est d’une année et est renouvelable. Le mandat à ce titre se termine lorsqu’il perd son statut d’administrateur.

 

ADMINISTRATEURS

31)    ADMINISTRATEURS

         Le président assigne aux administrateurs n’occupant pas de fonction de dirigeant un ou plusieurs champs d’activités. Ces champs pourraient couvrir, mais pas exclusivement, l’édifice, les communications, les juniors, les   activités de jour, les événements sociaux et les jeux.

         Les administrateurs doivent soumettre au secrétaire et par écrit leur rapport pour l’assemblée générale annuelle des membres. Ces rapports pourront être inclus dans l’envoi avec l’avis  de convocation, l’ordre du jour et le procès- verbal de l’assemblée générale annuelle précédente.

         Un document précise les rôles et responsabilités de ces administrateurs au sein des différents comités statutaires et opérationnels de la corporation.     

         Ils exerceront aussi tout autre pouvoir et rempliront toute autre fonction que pourra leur déléguer de temps à autre le président.

32)    DÉMISSION DES ADMINISTRATEURS

         Tout administrateur de la corporation peut, en tout temps, donner sa démission en faisant parvenir un avis écrit à cet effet au président de la corporation. Toute démission prend effet au moment de la réception de l’avis écrit ou de la date indiquée sur ledit avis;

33)    DÉLÉGATION DES POUVOIRS DES ADMINISTRATEURS

         En cas d’absence  de tout  administrateur de la corporation ou pour toute autre raison qu’il jugera suffisante, le CA pourra, par résolution, déléguer, pourun temps, les  pouvoirs de tout administrateur à un autre administrateur.

COMITÉS & VÉRIFICATEUR

34)    COMITÉS

         Le CA peut constituer tous les comités requis pour la gestion des affaires de la corporation. Les comités peuvent être statutaires ou opérationnels. À moins que ce ne soit clairement stipulé, le mandat de tous les comités se termine à la conclusion de l’assemblée générale annuelle des membres.

         Les administrateurs qui siègent sur un ou plusieurs comités opérationnels le font à titre de personne-ressource. Ils doivent notamment s’assurer que le comité respecte le mandat, les objectifs et les priorités déterminées par le CA.

         Tout document créé dans le cadre d’un comité demeure la propriété du CA et du Club.

35)    VÉRIFICATEUR INTERNE

        À l’assemblée générale annuelle des membres, les membres nommeront un vérificateur interne qui aura l’expertise nécessaire et qui restera en poste jusqu’à l’assemblée  générale annuelle suivante.

         Aucun administrateur ne pourra être nommé vérificateur interne.

         Les fonctions du vérificateur interne sont de

  1. s’assurer que la gestion financière du Club est saine et que les états financiers de fin d’exercice reflètent adéquatement la situation financière du Club;
  2. certifier les états financiers de la fin d’exercice selon la formulation suivante :

         « Je certifie qu’au meilleur de ma connaissance, les états financiers du Club de curling Laval- sur – le – Lac, en date du 30 avril ______ représentent adéquatement la  situation financière du Club à cette date. La présente certification  n’a pas été faite contre rémunération et ne constitue pas un engagement professionnel de ma part.

 

         Fait à Laval, ce ______________________________________».

  1. répondre aux questions des membres relatives à sa fonction lors de l’assemblée générale annuelle ou d’une assemblée générale extraordinaire convoquée à cette fin.

 

DISPOSITIONS FINALES

 

36)        PROCÉDURES JUDICIAIRES

             Le président, le vice-président, le secrétaire ou toute autre personne désignée par le CA sont autorisés à répondre  au nom de la corporation pour toutes les procédures qui pourraient lui être intentées ou pour toutes les procédures que la corporation déciderait d’intenter.

 

37)        MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

              Les modifications aux règlements généraux de la corporation doivent, conformément aux exigences de la Loi sur les compagnies, être adoptées par le CA et  approuvées ou ratifiées ensuite par les membres réunis soit en assemblée générale annuelle  ou extraordinaire  convoquée à cette fin.

 

              Le conseil d’administration peut, dans les limites permises par la Loi sur les compagnies, amender les règlements généraux de la corporation, les abroger ou en  adopter de nouveaux. Ces amendements, ces abrogations et ces nouveaux règlements sont en vigueur dès leur adoption par le CA.

 

             Ils demeurent en vigueur jusqu’à la prochaine assemblée  générale annuelle ou extraordinaire convoquée à cette fin au cours de laquelle ils doivent être ratifiés. S’ils ne sont pas ratifiés lors de l’une ou l’autre de ces assemblées, ils cessent d’être en vigueur à compter de ce jour.

 

              Tout membre souhaitant faire modifier les règlements généraux peut le faire en s'adressant par écrit au conseil d'administration.

La demande doit être faite au moins trois (3) mois avant la tenue de l'assemblée générale annuelle. Elle doit mentionnner de quel article il s'agit, quelle modification est proposée et le demandeur doit justifier sa proposition. Il doit aussi mentionner les noms des dix (10) co-signataires.

 

Le conseil d'administration étudiera la proposition et rendra sa décision dans les trente (30) jours suivant la réception de la demande. La décision du conseil est finale.

 

38)        RÉVISIONS & ABROGATIONS

 

             La charte et les règlements généraux ont été modifiés à quelques reprises au fil des ans. Les dates des plus récentes révisions sont :

  • 25 avril 1988
  • Mai 1991
  • 31 mai 2010

               Les présents règlements généraux abrogent tous les règlements généraux antérieurs de la corporation.